こんにちは、代表の岡本です。

 

春のような暖かい日が続いたと思いきや、すっかり寒さが戻り

また冬らしくなりましたね。

 

プライバシーといえば、昨今導入されたマイナンバーが話題ですが、

プロモーションでは、プレゼントキャンペーンの応募受付や

会員サービスの入会受付など、お客様の個人情報をお預かり

することが少なくありません。

その一方、企業による個人情報流出事件の報道や、

個人情報を悪用した詐欺犯罪なども後を絶たず、

今後より一層安全な管理運用が求められているのが現状です。

 

今日は、プロモーションに限らずですが、個人情報の取扱いを

行ううえでの注意点とポイントについてお話できればと思います。

 

個人情報取扱いの大原則

まず、どのような場合においても、個人情報を取り扱ううえで

必ず守らなければならない大原則です。

 

個人情報は「本人」から直接収集・本人にのみ開示

個人情報は本人から直接収集する以外の手段で情報を得てはいけません。

また、個人情報開示のお問い合わせを受けたとしても、本人以外には

情報開示をしてはいけません。

そのため、例えば電話やメールフォームなどで問い合わせを受ける場合は、

「必ず本人であることが確認できてから」でないと開示をしてはならないと

いうことになります。

そのため、電話でのお問い合わせの場合は、まずお客様にご氏名や

ご住所、生年月日、電話番号などを申し出ていただいてからのご案内となり、

WEBなどの場合は、ID／PASSの本人認証が発生する訳です。

 

取得目的と利用範囲を明確にする

よくある個人情報関係のトラブルとして、「承諾していないのに営業電話や

メールがくるようになった」という類のものがあります。

これは、個人情報収集時点での取得目的と利用範囲をきちんと

お客様に伝えていないから発生するトラブルであり、

取得した個人情報をもとに営業活動を行いたい場合は、個人情報収集の

同意を取る際にその旨をきちんと明記する必要があります。

 

不必要な個人情報を収集しない

収集に同意いただけているのであれば、なるべく多くの情報を

いただいた方がいいのでは、と考えてしまいがちですが、

不必要な個人情報を収集しないというのも大切なポイントです。

もちろん、不必要な情報収集を行うことによるお客様からの不信感も

ありますし、万が一の事故があった際、漏れる情報は多ければ多いほど

問題が大きくなってしまうからです。

 

安全な個人情報収集と管理のポイント

続いて、安全な個人情報の収集と管理のポイントです。

 

手書きの個人情報の場合

手書きの個人情報を収集する際にポイントは以下があります。

・記入している個人情報が盗み見できないかどうか

・記入後の個人情報が第三者の目に触れないところに保管されているかどうか

・記入後の個人情報が管理担当者の目の届くところに保管されているかどうか

・個人情報が記入された書類が物理的に盗難が不可能な状態になっているかどうか

 

例えば店頭などで手書きの個人情報を収集する場合は、上記のポイントが

きちんと守れる環境かどうかをチェックすることが必要になってきます。

 

WEB受付の個人情報の場合

WEBフォームなどから個人情報を収集する場合のポイントは以下です。

・個人情報を入力するWEBフォームに安全なセキュリティ対策がされていること

・フォームからWEBサーバへのデータ送信が暗号化さえており、外部からの

アクセスで情報が読み取れなくなっていること

・個人情報を保管するサーバが第三者からアクセスできないようになっており、

且つID/PASSなどの認証によって限られた閲覧権限者のみが見られるように

なっていること

 

WEBセキュリティについては年々変化し続けていますので、その時々の

求められるセキュリティ基準に沿った対策をすることが重要になってきます。

 

番外編　名刺は個人情報？

BtoBのイベントなどでは、来場者の方の名刺をいただくことも多く、

よく現場スタッフから名刺は個人情報に含まれるのかといった質問をもらいます。

結論から申し上げると、名刺に記載された情報は、「公に開示された情報」という

扱いになるため、保護対象の個人情報にはなりません。

営業などを目的に、自ら開示している情報と見なされるので、保護対象の個人情報としては

扱われないということですね。

とはいえ、お客様からお預かりした名刺を紛失したり、意図しない方面に流出したりと

いったことがあれば、当然トラブルになりますので、運用としては保護対象の個人情報同様に

することをおすすめします。

 

以上、プロモーションとプライバシーについてでした。

また次回の更新をお楽しみに。

投稿者　株式会社エレメント　岡本