こんにちは、代表の岡本です。

 

秋のイベントシーズンということもあり、エレメントもイベントの仕事が

増えてきてますが、今日はイベントディレクターを務めるうえで

ポイントとなってくる「３つの管理」をご紹介いたします。

 

イベントディレクターってどんな仕事？

ひと言で言うと、「イベント現場における運営責任者」です。

イベントでは、様々なモノ・コト・ヒトが流動的に動いていきますが、

それらをコントロールし、イベントを計画通りに進行させるよう

実施管理をしていくのがディレクターの役割です。

経験に加え、高いスキルが求められるため、イベントの仕事のなかでも

出来る人が限られる業務になります。

 

では、ディレクターの業務は物凄く難しいのかといいますと

いくつかのポイントがあります。

ここを押さえておけば、新人ディレクターの方も質の高い

イベント運営を目指していけるのではないでしょうか。

 

ポイント１　数量管理を行う

イベントでは、来場者の方への配布物や、運営で使用する備品など

様々なモノの管理が必要になります。

「検品・数量カウントをする」といった観点での数量管理もですが、

ブース来場者数や、コミュニケーション人数などはイベントの成果指標にも

関わってくるところになります。

「数量」は絶対的な基準値になりますので、数量管理がしっかりと

出来ているイベントは、計画時点からの誤差が非常に少ないです。

まずは、そのイベントを運営するにあたって、何の数量をどのタイミングで

管理すべきかを計画してみましょう。

 

ポイント２　時間の管理を行う

新人ディレクターがやってしまいがちなミスとして、「時間通りに準備などが進まず、

タイムスケジュールが狂ってしまう」があります。

イベントはその時だけしか行われない、期間限定の行事になるため、

タイムスケジュールが狂ってしまうのは許されません。

モノの準備、スタッフの配備、プログラムのリハーサルなど、しっかりと時間の

管理を行い、進行することが確かなイベント運営につながります。

 

ポイント３　品質管理を行う

そして３つ目のポイントが「品質管理」です。

イベントにおける「品質」はそのイベントの内容により変わってきますが、

だいたいどんなイベントでも意識して管理すべき品質が以下です。

 

イベントやブースへの集客

どんなイベントも人を集めることは目的の１つになります。

まずは、イベントの盛り上がりの指標として集客状況を管理しましょう。

 

プログラムへの参加状況

そのイベント・ブースにて実施しているプログラムの

参加状況も品質管理のひとつです。

来場者に積極的に参加いただけているか、混雑で長い待ち時間が

発生していないか、プログラムそのものをお楽しみいただけているか

などがチェックポイントとして挙がります。

 

スタッフの接遇

そして、何よりも大切なのが「スタッフの接遇」です。

来場者と直接コミュニケーションを取るスタッフがどのような

接遇を行い、どのような印象をお客様に与えているか。

この部分をしっかりと管理するのがディレクターの腕前と

言えるのではないかと思います。

 

以上、イベントディレクターを務めるうえでの

３つのポイントのご紹介でした。

ステージ演出については、また別の要素が必要になって

くるのですが、こちらはまた別の機会に。

これからイベントディレクター業務に取り組まれる方の

ご参考になれば幸いです。

 

また次回の更新をお楽しみに。

投稿者　株式会社エレメント　岡本