こんにちは、代表の岡本です。

 

イベント業界で仕事をする方にとって最初の関門でもあり、

実際のイベント運営を成功させるかどうかを握っているもののひとつとして、

「イベント運営マニュアル」の制作があります。

 

業界経験のない方は、「マニュアル制作」と言われても何から取り組めばいいか

わからず困ってしまったりするのではないでしょうか。

 

そこで、今日はイベント運営マニュアルの基礎的な作り方について

お話できればと思います。

 

STEP.1　ページネーション（マニュアルのページ割）を作成する

まずは、そのイベントを運営していくうえで、どのような情報が必要になるかを整理し、

全体のページネーションを作成します。

だいたいどのような内容のイベントであっても必要になってくる情報として、

ページを用意するものとしては、以下のような項目があります。

 

実施概要

そのイベントの開催情報をまとめたもの。

イベントタイトルや日時、開催場所、主催者、来場目標など。

 

会場情報

イベントを開催する会場の概要やアクセス方法、

会場MAPや図面など。

 

運営体制

そのイベントの主催者や運営体制、どのパートにどの企業や

個人が関わるのかであったり、どのポストに何名のスタッフが

配備されるかをまとめたもの。

 

運営方法・オペレーション

それぞれのコーナーでどのように運営を進めていくかの

オペレーションをまとめたページ。

コーナーごとにページを分けて作成するとわかりやすく、

スタッフとも共有がしやすくなります。

 

備品・搬入出関係

そのイベントで使用する備品の内容や数量をまとめたり、

搬入出の導線や関係車両に必要となってくる入館証の

情報などをまとめたページ。

 

STEP.2　ページの基本レイアウトを作成する

ページごとにレイアウトがバラバラだと読みにくいマニュアルになりますし、

作成する側としても、ページごとにフリーハンドでイチから作成するのは

骨が折れます。

ですので、ページネーションが決まったら、次はページの基本レイアウトを

作成しましょう。

 

大まかには、以下のことに統一感を持たせると作成が捗り、

マニュアルとしても読みやすいものとなります。

・タイトル（ページタイトル・小見出し）の配置位置・使用フォントサイズ

・画像や図面の挿入位置

・説明文章の配置位置や使用フォントサイズ

・リストなどに使用する表のテンプレート

 

STEP.3　オペレーションを組み立てる

ページネーション、基本レイアウトができたらいよいよオペレーションの

組み立てです。腕の見せどころですね。

会場へのお客様誘導は、どこにスタッフを配備して、どのように行うのか。

会場でのお客様受付は、何名体制でどのように行うのか。

また、受付ではお客様に何を配布するのか。

会場内での誘導・各コーナーでのご案内、混雑時の誘導整理は

どうするのか、等々。

そのイベントに合わせてオペレーションを組み立てていきます。

 

ここで重要になってくるのが、運営側の視点だけでなく、

「そのイベントに来場したお客様の視点」に立ってものを考えることになります。

どんなイベントでも、スタッフの応対ひとつで嫌な印象を与えてしまうこともあれば、

その逆で、スタッフの応対の印象がよいからこそ、お客様の思い出に残る

素晴しいイベントになることもあります。

来場したお客様の視点に立って、わかりやすく、スムーズで親切なオペレーションを

組み立てるようにしましょう。

 

以上、イベント運営マニュアルの作り方　基礎編でした。

また次回の更新をお楽しみに。

投稿者　株式会社エレメント　岡本